Richtig mailen leicht gemacht

Alles wird einem beigebracht: Richtig schreiben und lesen, kochen und essen, rechnen und Computer bedienen. Nur eines bekommt weder der PC-Neuling noch die Chefsekretärin richtig gelehrt: Wie schreibe ich richtig e-Mails? Da ich doch hin und wieder mit den grausamen Seiten des Lebens (bzw. des Mailens) in Kontakt komme entstand diese kleine Hilfe. Ich habe mich bemüht, mich auch für Anfänger verständlich auszudrücken...

Hier findet ihr nun...

1. Einrichten des eigenen Mailprogramms
2. Subject bzw. Betreff
3. Die Mail lesbar machen
1. Unterteilung in Absätze
2. Zeilenlänge und Umbrüche
4. Rechtschreibung
1. Groß- und Kleinschreibung
2. Das Plenken
3. Umlaute
5. HTML-Mails
6. Die Signatur
7. Anhänge
8. Mails beantworten
1. Die Einleitung
2. Zitieren bzw. Quoten
9. Sicherheit beim Mailen
10. Software: Mailprogramme
11. Weiterführende Links

Einrichten des Mailprogramms

Der häufigste Fehler beim Einrichten des Mailprogramms geschieht bei der Absenderkennung. Es ist sinnlos, hier noch einmal die Mailadresse anzugeben (die wird sowieso übermittelt), und auch die T-Com-Nummer gehört da nicht rein. Entweder gibt man seinen "Nicknamen" an oder, vor allem bei offizieller Post sinnvoll, seinen richtigen Namen.

So weiß der Empfänger von wem die Mail kommt und muss auch beim Antworten nicht erst seine Vorlagen anpassen.

Subject bzw. Betreff

Als Betreff ein "Hallo" einzusetzen mag für eine eine nette private Plaudermail noch okay sein. Handelt es aber um offizielle oder Geschäftsmails oder stehen in der Mail wichtige Infos, die ich eines Tages vielleicht mit der Suchfunktion wieder finden möchte, dann ist ein passender Betreff sinnvoll. Zu lange sollte der Betreff aber nicht sein, da sonst manche Mailprogramme Probleme haben, ihn korrekt anzuzeigen. Am ungünstigsten ist es, den Betreff ganz leer zu lassen: Zum einen weiß man nicht, worum's geht, zum anderen kann das Mailprogramm, sofern man nach Betreff sortiert, die Mail nicht richtig zuordnen.

Unterteilung in Absätze

Bei einem längeren Text ist es sinnvoll, diesen in Absätze zu unterteilen, das erhöht die Lesefähigkeit doch ganz enorm. Dazwischen nicht nur einen Zeilenumbruch sondern eine ganze Leerzeile packen, und der Leser dankt es. "Selbstverständlich" sagst du? Glaube mir, das ist es nicht...

Zeilenlänge und Umbrüche

Der Text sollte nach etwa 70 Zeichen pro Zeile umgebrochen werden (richtige Mailprogramme machen das automatisch). Längere Zeilen sind schlecht lesbar und führen oftmals beim Zitieren ("Quoten") zu Problemen, kürzere Zeilen sind zwar nicht problematisch, verschwenden aber schlichtweg Platz. Vermeiden sollte man Umbrüche in URLs, da sie sonst nicht mehr funktionieren. Wörter mittels Bindestrich zu trennen ist unüblich und beim Umformatieren von Quotes ausgesprochen lästig

Rechtschreibung

Natürlich ist nicht jeder gleich fit in der Orthographie, aber man sollte sich zumindest bemühen, dass der Empfänger die Mail lesen kann und nicht raten muss. Dank der Rechtschreibreform weiß zwar niemand mehr was nun groß und auseinander bzw. klein und zusammen geschrieben wird, aber gibt es ja noch ein paar Grundregeln, die die meisten Leute beherrschen dürften.

Ein paar Besonderheiten:

Die Groß- und Kleinschreibung

Generell spricht nichts dafür, in Mails nun anders zu schreiben als auf Papier, also auch in diesem Medium die Groß- und Kleinschreibung beizubehalten.

Das Plenken

Häufig wird in den Mails geplenkt , d.h. vor dem Satzzeichen wird ein Leerzeichen gesetzt . Das ist nicht nur falsch , nervig zu lesen (wie man vielleicht hier sehen kann ) , sondern es kann auch zu unschönen Darstellungsfehlern beim Zeilenumbruch führen . Also bitte die Satzzeichen direkt nach dem letzten Buchstaben setzen. Das gilt auch für Frage- und Ausrufezeichen!

Umlaute

Die meisten Mailprogramme geben Umlaute mittlerweile richtig wieder, allerdings gibt es immer noch einige Exoten, die diese als interessante Zeichenfolgen darstellen. Spätestens wenn man mit Mailpartnern aus dem Ausland korrespondiert sollte der Verzicht auf Umlaute normal sein.

HTML-Mails

Einer der größten Streitpunkte im Web sind nachwievor die Mails im HTML-Format. Diese werden mit Vorliebe von Outlook Express^[TM] und AOL^[TM]-Usern versandt, aber leider werden auch immer häufiger Newsletter und Geschäftsmails so formatiert. Natürlich kann man mit HTML die Mails viel bunter machen, nette Bildchen einfügen, und so weiter. Aber...

• einige Mailprogramme können HTML-Mails nicht darstellen
• HTML-Mails erhöhen die Datenmengen beträchtlich
• sie werden von vielen Usern als lästig empfunden, da sich über HTML-Anhänge gerne Viren verbreiten.
• Spammer nutzen HTML-Mails um über nachzuladende Grafiken heraus zu bekommen, ob die Mailadresse gültig ist

Also, kein Grund seine Mails bunt zu machen. Im Übrigen kann man in allen richtigen Mailprogrammen einstellen, dass man "Plaintext-" oder "Nurtextmails" erstellen und lesen möchte.

Die Signatur

Am Ende der Mail fügen die meisten Leute gerne kurze (!) Signaturen ein. Die Signatur umfasst höchstens 4 Zeilen und wird mit zwei Minus- und einem Leerzeichen (!) begonnen.

Anhänge

Anhänge, vor allem wenn es sich um größere Datenmengen handelt, sind unangenehm. Bei mir wandern sie, sofern sie nicht angemeldet sind, zwar direkt in den Papierkorb, aber in der Regel müssen sie erst herunter geladen werden. Während das für DSL-User noch okay ist wird sich die Begeisterung bei Modemnutzern in Grenzen halten. Anhänge dann, wenn nötig, außerdem möglichst klein. Ansonsten vorher eine Mail schicken und vorwarnen bzw. anfragen.

(Dass Anhänge, sobald sie eine .exe-Endung oder eine Doppelendung (z.B. doc.pif) haben keinesfalls geöffnet werden dürfen versteht sich hoffentlich von selbst!)

Mails beantworten: Die Einleitung

Für gewöhnlich beginnt eine beantwortete Mail mit einem kurzen Hinweis auf den Bezug und das Datum der Originalmail. Diese Einleitung kann bei richtigen Mailprogammen eingestellt werden.

Zitieren bzw. Quoten

Das nach der Frage "HTML oder nicht" wohl beliebteste Streitthema...

Das "Quoten", also das Zitieren der Originalmail, ist eines der schönen Dinge des Mailverkehrs. Anders als bei Briefen weiß der Empfänger sofort, auf was sich der andere bezieht.

Leider gibt es gerade beim Zitieren mitunter etwas nervende Fehlversuche. Ein schlimme Gattung der Mailschreiber ist der "Vollquottel" (der gesamte Text wird zitiert und am besten nur mit einem einzigen Wort beantwortet), eine Steigerung erfährt das ganze durch den "TOFU", wenn der Text unter der Mail komplett gequotet wird.
Ähnlich grausam sind nur noch die Mails, in denen die Antwort so in dem Text plaziert wird, dass man Antwort und Originalmail gar nicht mehr auseinander halten kann.
Besonders schwierig ist es, wenn jemand den Antworttext unterhalb des Signaturtrenners schreibt: Beim Antworten wird dieser Text abgetrennt, und um Quoten zu können muss man erst mühsam den Originaltext wieder in die Antwort kopieren.

Eine gute weiterführende Seite zum Thema "Quoting" mit einigen Beispielen findet ihr hier.

Sicherheit

E-Mails sind eine wunderbare Sache - allerdings sind sie etwa so verschlossen wie Postkarten. Jeder, der die technischen Fähigkeiten hat, kann die Inhalte mitlesen. Es gibt aber die Möglichkeit, die Mails in einen "Briefumschlag" zu stecken: Mit Hilfe von Programmen wie PGP oder GPG können Mails verschlüsselt werden und sind, richtiger Umgang mit den Programmen vorausgesetzt, nun nur noch von demjenigen zu lesen, für den die Mail bestimmt ist.
Weiterführende Infos dazu auf den Privacyseiten.

Mailprogramme

Man ist übrigens nicht nur auf den Outlook Express^[TM] als Mailprogramm angewiesen, nur weil der auf dem Rechner bereits installiert ist. Es gibt gute Alternativen (die meisten kostenlos und mit deutscher Oberfläche), die weniger "Macken" haben, zum Beispiel den Mozilla-Thunderbird. Für Vielmailer sei die - kostenpflichtige - Fledermaus empfohlen. Ich nutze den mobilen Mailclient Portable Thunderbird, der auch die Mailverschlüsselung per GnuPG unterstützt.

Weiterführende Links

• got.to/quote: Wie zitiere ich richtig in Mails und Newsgroups, mit anschaulichen Beispielen.
• Das OjE-Problem: Warum der Outlook Express^[TM] auch OjE genannt wird und warum viele von ihm abraten.
• Goldene Regeln für schlechte E-Mails: Ein (nicht ganz ernst gemeinter) Ratgeber zum Thema: "Wie kann ich mit elektronischer Post am besten meine Mitmenschen ärgern?"

Zuletzt aktualisiert am 17.11.2006 09:44:25 - 2005-2006 www.teuchtlurm.de/misc - Kontakt


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